ORIENTACIONES Y ETAPAS PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

ORIENTACIONES PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO

-       Labor de concientización al personal sobre la conveniencia de los presupuestos

-       Elaborar presupuestos flexibles

-       Características de la empresa (Actividad, prestigio, canales de distribución, productividad, metas presupuestales)

-       Estudio del entorno económico, tecnológico y competitivo

-       Concretar áreas de responsabilidad de los encargados de la labor presupuestal

-       Definir etapas y tiempo que demanda cada una

-       Diseño de formas o cedulas para la recolección de información

-       Definir medios utilizados para los cálculos matemáticos

-       Procedimientos empleados para la determinación de los tres elementos del costo

-       Métodos usados para la realización de cálculos

ETAPAS DE LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO

PRIMERA ETAPA. PREINICIACION. Evaluación de los resultados obtenidos en periodos anteriores. Análisis de tendencias de indicadores (ventas, costos, márgenes de utilidad, valor de acciones en el mercado, rentabilidad, participación en el mercado.

OBJETIVOS GENERALES

-       Colocar productos en los canales de comercialización previstos que posean calidades competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan márgenes de utilidad atractivos

-       Incrementar la cobertura geográfica de los mercados mediante el aumento de las zonas de distribución de los productos

-       Proporcionar al accionista una tasa de rendimiento atractiva mediante la integración de la valorización y el dividendo

-       Consolidar la participación en el mercado con buenos productos, campañas promocionales agresivas y una fuerza de ventas adecuadamente capacitada

-       Crear y mantener un clima organizacional que conjugue la metas empresariales y los objetivos de quienes laboran en la empresa

OBJETIVOS ESPECIFICOS

-       Alcanzar un crecimiento del Z% en el volumen anual de ventas, expresado en un porcentaje por variación de precios y un porcentaje por captación de mercados

-       Obtener un rendimiento sobre la inversión promedio anual de X% antes de impuestos

-       Las operaciones normales de la empresa deben financiarse con los fondos monetarios generados por el giro interno de los negocios (ventas de contado, recuperación de cartera y rendimiento de inversiones)

SEGUNDA ETAPA. ELABORACION DEL PRESUPUESTO

-       El valor de las ventas depende de los volúmenes y precios previstos

-       En el departamento de producción se programaran las cantidades a fabricar según los estimativos de ventas y las políticas de inventarios

-       Con base en lo anterior se calculan las compras en términos de unidades y valores

-       Con base en los requerimientos de personal de cada departamento y de acuerdo con las escalas salariales y las normas gubernamentales se prepara el presupuesto de nomina administrativa y operativa

-       Los proyectos de inversión requieren un tratamiento especial en relación a la cuantificación y consecución de los recursos

-       Los encargados de la función presupuestal recopilan la información y el presupuesto consolidado se envía a la gerencia para que con sus comentarios y recomendaciones sea presentado a la junta directiva, se ajuste, se apruebe y se difunda

TERCERA ETAPA. EJECUCION

Es la puesta en marcha de los planes debidamente cuantificados, con el fin de alcanzar los objetivos trazados y el cumplimiento de las metas propuestas. Las jefaturas deben presentar informes periódicos de la ejecución presupuestal.

CUARTA ETAPA. CONTROL Y SEGUIMIENTO

Consiste en enfrentar el presupuesto con lo ejecutado, es decir, los pronósticos con la realidad. En esta parte se preparan informes de ejecución parcial que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado. En el caso de proyectos de inversión además de los valores monetarios debe incluirse el porcentaje de avance de obras, el tiempo y los contratos suscritos.

Se deben analizar y explicar las desviaciones importantes ocurridas

Se deben implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, por ejemplo tasa de cambio, tasas de interés que afectan las proyecciones

QUINTA ETAPA. EVALUACION

Al culminar el periodo para el cual se elaboro el presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos, con las variaciones y el comportamiento de las actividades empresariales.