domingo, 15 de julio de 2012
PRESUPUESTO MAESTRO
PRESUPUESTO MAESTRO
“Un presupuesto maestro es, en esencia, un
análisis más extenso del primer año de un plan a largo plazo. Este presupuesto
resume las actividades planeadas de todas las subunidades de una organización:
ventas, producción, distribución y finanzas. El presupuesto maestro cuantifica
los objetivos de ventas, la actividad de los factores de costos, las compras,
la producción, la utilidad neta, la posición financiera y cualquier otro
objetivo que especifique la administración. Por tanto, el presupuesto maestro
es un plan de negocios periódico que incluye un conjunto coordinado de
programas de operación y estados financieros detallados. Este incluye
proyecciones de ventas, costos, gastos, ingresos y desembolsos de efectivo y
balances generales. Algunas veces los presupuestos maestros también se llaman
estados proforma, un sinónimo de estados financieros proyectados. La
administración puede preparar presupuestos mensuales para el año o tal vez,
presupuestos mensuales solo para el primer trimestre y presupuestos
trimestrales para los tres trimestres restantes. El presupuesto maestro es el
presupuesto más detallado que se coordina a lo largo de toda la organización.
Los presupuestos continuos o presupuestos
rodantes son una forma muy común del presupuesto maestro en donde se agrega un
mes en el futuro cuando el mes que acaba de terminar se elimina. Los
presupuestos continuos obligan a los administradores a pensar de manera
particular en los próximos doce meses y, en consecuencia, a mantener un
horizonte de planeación estable. Conforme agregan un nuevo decimosegundo mes al
presupuesto continuo, los administradores también pueden actualizar los once
meses restantes. Así pueden comparar los resultados mensuales reales contra el
plan original y contra el plan revisado mas reciente.”[1]
Componentes del presupuesto maestro:
El presupuesto maestro usual de una compañía
no productora tiene los siguientes componentes:
Presupuesto de Operación
-
Presupuesto
de ventas
-
Presupuesto
de cobros
-
Presupuesto
de compras
-
Desembolsos
por compras
-
Presupuesto
de gastos de operación
-
Desembolsos
por gastos de operación
-
Estado
de resultados presupuestado
Presupuesto Financiero
-
Presupuesto
de capital
-
Presupuesto
de efectivo o flujo de caja
-
Balance
general presupuestado
Las empresas industriales elaboran
presupuestos adicionales de materiales, mano de obra y costos indirectos de
fabricación.
PRESUPUESTO DE VENTAS. Este presupuesto es la
base para los demás cálculos presupuestales. Existen varios métodos para el cálculo
del presupuesto de ventas: promedio de años anteriores, incrementos
porcentuales, cálculos según la inflación esperada, estudios de mercado, patrones
de acuerdo a las ventas de años anteriores, estimaciones realizadas por
vendedores de la empresa, planes de publicidad y promoción, análisis
estadísticos, etc.
El presupuesto de ventas es el punto de
partida del presupuesto porque los niveles de inventario, las compras y gastos
de operación dependen de las ventas.
PRESUPUESTO DE COBROS. Este presupuesto resume
los ingresos de dinero en cada mes. Incluye las ventas en efectivo del mes en
curso más las ventas a crédito de meses anteriores.
PRESUPUESTO DE COMPRAS. Muestra el cálculo de
los valores a comprar de acuerdo con las proyecciones de ventas y los inventarios
finales necesarios para atender la demanda.
DESEMBOLSOS POR COMPRAS. Se basa en el
presupuesto de compras de acuerdo con las políticas de crédito aceptadas por la
empresa.
PRESUPUESTO DE GASTOS DE OPERACIÓN. Este
presupuesto depende de las fluctuaciones en el volumen de ventas tales como las
comisiones por ventas y los costos de envío, igualmente, otros factores de
costos tienen influencia directa sobre muchos gastos de operación. Los gastos
de operación incluyen los gastos de administración y mercadeo o ventas y en
estos se encuentran los gastos de personal y los demás gastos fijos y
variables.
DESEMBOLSOS POR GASTOS DE OPERACIÓN. Se basan
en el presupuesto de gastos de operación y tiene en cuenta las políticas o
formas de pago que utilice la compañía. También es necesario tener en cuenta
aquellos valores que se registran como gastos de operación por los cuales no se
realizan desembolsos tales como la depreciación, las provisiones y los
diferidos.
ESTADO DE RESULTADOS PRESUPUESTADO. Los
presupuestos anteriores proporcionan suficiente información para la elaboración
del estado de resultados. Los valores arrojados por estos conforman las
operaciones realizadas por la empresa. Es necesario tener en cuenta que cuando en
el presupuesto de efectivo se requiere de préstamos, el valor de los intereses
debe trasladarse al estado de resultados como gastos no operacionales y así
obtener la utilidad.
PRESUPUESTO DE EFECTIVO. Es un estado de
ingresos y egresos de dinero, prácticamente se elabora con los presupuestos de
cobros y desembolsos realizados anteriormente e incluye los desembolsos
necesarios por los compromisos adquiridos en las compras de propiedad, planta y
equipo, denominado también presupuesto de capital. La administración determina
el saldo mínimo de efectivo dependiendo de la naturaleza del negocio y los
acuerdos de crédito.
Los presupuestos de efectivo ayudan a que los
administradores eviten tener efectivo innecesariamente ocioso y anticipan las
necesidades de crédito.
BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO. Es el paso
final en la elaboración del presupuesto maestro. Este proyecta cada partida del
balance general de acuerdo al plan de negocios.
La formulación inicial del presupuesto
maestro permite a la administración considerar cambios, impulsar nuevas
estrategias de ventas, realizar ajustes en la distribución de los ingresos y
egresos, realizar cambios en las políticas de financiación de ventas, compras y
pagos de otros gastos, que permitan por ejemplo evitar costos de financiación.
El primer borrador del presupuesto es rara vez el presupuesto final.
CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS
CLASIFICACION DE LOS PRESUPUESTOS
1.
Según
su flexibilidad
o
Rígidos,
estáticos, fijos o asignados
o
Flexibles
o variables
2.
Según
el periodo de tiempo que cubran
o
Corto
plazo
o
Largo
plazo
3.
Según
el campo de aplicabilidad en la empresa
o
De
operación o económicos
o
Financieros
(Tesorería y capital)
4.
Según
el sector en que se utilicen
o
Publico
o
Privado
Presupuestos Rígidos. No permiten realizar
ajustes así cambien las condiciones del entorno en que inicialmente se
realizaron
Presupuestos Flexibles. Permiten ajustes o cambios
de acuerdo a las condiciones del entorno empresarial (económico, político,
jurídico)
Corto Plazo. Se realizan para un periodo de
un año. Se elaboran de manera detallada.
Largo plazo. Se realizan para periodos
superiores al año. Generalmente manejan cifras globales. En el sector privado
se utilizan cuando las empresas realizan proyectos de inversión, apertura de
sedes, ampliaciones de planta o estudios de prefactibilidad. En el Estado se
realizan para plasmar los planes de desarrollo de los gobernantes.
De Operación o Económicos. Se relacionan con
la parte operativa del negocio, es decir, se resumen en el estado de resultados
e incluyen las ventas o ingresos operacionales, producción, compras, uso de
materiales, mano de obra, gastos de administración y gastos de ventas.
Financieros. Se relacionan con el presupuesto
de las partidas del balance general e incluye el presupuesto de tesorería y el
presupuesto de capital.
El presupuesto de tesorería, denominado
también presupuesto de caja o de efectivo consolida las transacciones
relacionadas con el ingreso de dinero (ventas al contado, recuperación de
cartera, ingresos financieros, dividendos, venta de inversiones) y las salidas
de dinero (amortización de créditos, pagos a proveedores, nomina, impuestos y
dividendos.
Cuando las disponibilidades no alcancen para
cubrir los pagos se debe acudir a créditos o a la venta de activos. Si la
situación es contraria deben buscarse posibilidades de inversión.
El presupuesto de capital incluye las
inversiones en propiedad, planta y equipo.
Publico. Son los presupuestos que desarrolla
el Estado. Cuantifican los desembolsos requeridos por gastos de funcionamiento,
inversión y servicio de la deuda. El presupuesto de gastos debe ser igual al
presupuesto de ingresos.
Privados. Son los presupuestos desarrollados
por empresas privadas.
ORIENTACIONES Y ETAPAS PARA LA ELABORACION DEL PRESUPUESTO
ORIENTACIONES PARA LA ELABORACION DEL
PRESUPUESTO
-
Labor
de concientización al personal sobre la conveniencia de los presupuestos
-
Elaborar
presupuestos flexibles
-
Características
de la empresa (Actividad, prestigio, canales de distribución, productividad,
metas presupuestales)
-
Estudio
del entorno económico, tecnológico y competitivo
-
Concretar
áreas de responsabilidad de los encargados de la labor presupuestal
-
Definir
etapas y tiempo que demanda cada una
-
Diseño
de formas o cedulas para la recolección de información
-
Definir
medios utilizados para los cálculos matemáticos
-
Procedimientos
empleados para la determinación de los tres elementos del costo
-
Métodos
usados para la realización de cálculos
ETAPAS DE LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO
PRIMERA ETAPA. PREINICIACION. Evaluación de
los resultados obtenidos en periodos anteriores. Análisis de tendencias de
indicadores (ventas, costos, márgenes de utilidad, valor de acciones en el
mercado, rentabilidad, participación en el mercado.
OBJETIVOS GENERALES
-
Colocar
productos en los canales de comercialización previstos que posean calidades
competitivas y precios apropiados para el consumidor y tengan márgenes de
utilidad atractivos
-
Incrementar
la cobertura geográfica de los mercados mediante el aumento de las zonas de
distribución de los productos
-
Proporcionar
al accionista una tasa de rendimiento atractiva mediante la integración de la
valorización y el dividendo
-
Consolidar
la participación en el mercado con buenos productos, campañas promocionales
agresivas y una fuerza de ventas adecuadamente capacitada
-
Crear
y mantener un clima organizacional que conjugue la metas empresariales y los
objetivos de quienes laboran en la empresa
OBJETIVOS ESPECIFICOS
-
Alcanzar
un crecimiento del Z% en el volumen anual de ventas, expresado en un porcentaje
por variación de precios y un porcentaje por captación de mercados
-
Obtener
un rendimiento sobre la inversión promedio anual de X% antes de impuestos
-
Las
operaciones normales de la empresa deben financiarse con los fondos monetarios
generados por el giro interno de los negocios (ventas de contado, recuperación
de cartera y rendimiento de inversiones)
SEGUNDA ETAPA. ELABORACION DEL PRESUPUESTO
-
El
valor de las ventas depende de los volúmenes y precios previstos
-
En
el departamento de producción se programaran las cantidades a fabricar según
los estimativos de ventas y las políticas de inventarios
-
Con
base en lo anterior se calculan las compras en términos de unidades y valores
-
Con
base en los requerimientos de personal de cada departamento y de acuerdo con
las escalas salariales y las normas gubernamentales se prepara el presupuesto
de nomina administrativa y operativa
-
Los
proyectos de inversión requieren un tratamiento especial en relación a la
cuantificación y consecución de los recursos
-
Los
encargados de la función presupuestal recopilan la información y el presupuesto
consolidado se envía a la gerencia para que con sus comentarios y
recomendaciones sea presentado a la junta directiva, se ajuste, se apruebe y se
difunda
TERCERA ETAPA.
EJECUCION
Es la puesta en
marcha de los planes debidamente cuantificados, con el fin de alcanzar los
objetivos trazados y el cumplimiento de las metas propuestas. Las jefaturas
deben presentar informes periódicos de la ejecución presupuestal.
CUARTA ETAPA. CONTROL
Y SEGUIMIENTO
Consiste en enfrentar
el presupuesto con lo ejecutado, es decir, los pronósticos con la realidad. En
esta parte se preparan informes de ejecución parcial que incorporen
comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado. En el
caso de proyectos de inversión además de los valores monetarios debe incluirse
el porcentaje de avance de obras, el tiempo y los contratos suscritos.
Se deben analizar y
explicar las desviaciones importantes ocurridas
Se deben implementar
correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, por ejemplo tasa
de cambio, tasas de interés que afectan las proyecciones
QUINTA ETAPA.
EVALUACION
Al culminar el
periodo para el cual se elaboro el presupuesto, se prepara un informe crítico
de los resultados obtenidos, con las variaciones y el comportamiento de las
actividades empresariales.
IMPORTANCIA Y PLANEACION DEL PRESUPUESTO
IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO
Un presupuesto debidamente estructurado
permite:
-
Anticipar
circunstancias inciertas
-
Otorga
a la administración y los trabajadores un rumbo definido
-
Permite
la planeación de metas razonables
-
Permite
planear las utilidades
-
Anticipa
los periodos de liquidez e iliquidez, lo que permite la realización de
inversiones o la solicitud de créditos
-
Anticipa
las necesidades de inversión de bienes de capital
PLANEACION Y PRESUPUESTOS
La planeación es la clave para una buena
administración. Esto es cierto para las personas físicas, los negocios
familiares, las grandes sociedades, los organismos gubernamentales y las
organizaciones no lucrativas. Por ejemplo, la mayoría de los estudiantes exitosos
que obtiene buenas calificaciones, se financian su educación y obtienen sus
títulos debido a que planean su tiempo, su trabajo y su recreación. Estos
estudiantes están presupuestando sus escasos recursos para hacer el mejor uso
del tiempo, dinero y energía. Asimismo, los dueños y administradores de
pequeñas y grandes compañías, sobreviven y crecen aun durante tiempos
económicamente difíciles, porque planean y presupuestan sus operaciones y la
expansión de sus instalaciones.[1]
Las empresas utilizan los presupuestos para
enfrentar con anticipación los problemas operativos o financieros, de manera
que los administradores puedan tomar pasos para evitar o solucionar sus
problemas (liquidez, ingresos, costos, gastos). El presupuesto es una
herramienta que ayuda a los administradores a planear y controlar las
operaciones. Son procedimientos formales que resultan en planes de operación y
financieros completos para periodos futuros.
Los modelos de planeación estratégica son
fases importantes del proceso de planeación, la definición de la misión y
visión de la organización, el diagnostico del entorno y de las condiciones
internas para identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y
oportunidades, permiten establecer los objetivos de la organización y a partir
de este marco de planeación estratégica, hacer la definición de metas y planes
detallados, presupuestación, para luego organizar sistemas de información periódica
y de seguimiento del desempeño de las responsabilidades asignadas.
“El proceso de desarrollo de la planeación
estratégica de largo plazo y todo el
conjunto de programación y planes que de ella se derivan hasta el detalle de
corto plazo, deben realizarse con el liderazgo de la alta dirección pero con la
participación de todas las instancias de la organización. Con excepción de las
organizaciones muy pequeñas, es casi imposible que la administración del más
alto nivel conozca con suficiencia todos los aspectos determinantes que inciden
en las diferentes fases de un negocio. Así mismo, la gerencia de bajo nivel y
los trabajadores que tienen a su cargo la ejecutoria operacional carecen de la
visión necesaria para determinar las directrices del accionar de la
organización como un todo. Además, como el éxito en la ejecución de los planes
depende de la integración e identificación de todos los constituyentes de la
organización alrededor de estas intenciones, ese compromiso se podrá alcanzar más
fácilmente en la medida en que cada uno de ellos sienta que ha tenido
participación y opinión en ese acuerdo de voluntades.
La planificación requerirá un compromiso de
la alta dirección de promover la participación de todos los niveles, un proceso
administrativo que organice, provea, aplique y controle los recursos, una
estructura de la organización que identifique funciones y responsabilidades, un
proceso de control y coordinación de las funciones y, de manera permanente, una
retroalimentación que permite el seguimiento y la replanificación en sentido
ascendente y descendente.”[2]
PLANEACION ESTRATEGICA
1.
Definición
de la misión y visión de la organización
2.
Especificación
de los objetivos generales de la empresa
3.
Elaboración
de programas y proyectos
4.
Definición
de objetivos específicos
5.
Materialización
de planes y proyectos en actividades que indiquen metas especificas de cada una
de la áreas, equipos y personas
6.
Presupuestos
detallados
7.
Estrategias
para el logro de los objetivos trazados
DEFINICIONES DE PRESUPUESTO
PRESUPUESTO
Existen muchas definiciones
sobre presupuesto y todas coinciden en que se trata de procesos donde se
utilizan técnicas, métodos y procedimientos que permiten la proyección de
cifras de una manera confiable, acercándose con mucha precisión a la realidad. A
continuación se enuncian varias de ellas
con el fin de que el estudiante pueda obtener un conocimiento claro del tema a
tratar:
"Estimación programada,
de manera sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados a
obtener por un organismo en un periodo determinado.”[1]
“Presupuesto es un análisis sistemático
que analiza el futuro y presente de un proceso productivo y financiero de una
empresa, calculando las entradas y salidas de los recursos, dinero, tiempo,
materiales, uso de maquinaria y espacio, entre otros. El presupuesto debe
entregar como resultado indicadores financieros sobre la cantidad y el costo de
los recursos requeridos para desarrollar el producto, incluyendo el proceso
productivo, así como datos concretos sobre su rentabilidad, la utilidad
esperada, el flujo de efectivo y los indicadores financieros”[2]
Conjunto coordinado de
previsiones realizadas por un equipo que se compromete con unos objetivos
trazados de manera conjunta y que permiten conocer con anticipación los
resultados de un periodo
Formulación de planes en un
documento formal y estructurado, escrito
y expresado en forma cuantitativa, de lo que se quiere realizar en el futuro
Expresión formal,
cuantitativa de los planes del negocio.
“Método sistemático y
formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación,
coordinación y control. En particular comprende el desarrollo y la aplicación de:
Objetivos
empresariales generales a largo plazo
Especificación
de las metas de una empresa
Desarrollo
de un plan general de utilidades a largo plazo
Un plan de utilidades
a corto plazo detallado por responsabilidades particulares (divisiones,
productos, proyectos)
Un sistema de
informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas
Procedimientos de
seguimiento”[3]
“Expresión cuantitativa formal de los
objetivos que se propone alcanzar la administración de la empresa en un
periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos
Es expresión cuantitativa porque los
objetivos deben ser mensurables y su alcance requiere la destinación de
recursos durante el periodo fijado como horizonte de planeamiento; es formal
porque exige la aceptación de quienes están al frente de la organización (gerencia,
presidencia, juntas directivas); además es el fruto de las estrategias
adoptadas porque estas permiten responder al cómo se implementaran e integraran
las diferentes actividades de la empresa de modo que converjan al logro de los
objetivos previstos; deberá organizar y asignar personas y recursos; ejecutar y
controlar para que los planes no se queden tan solo en la mente de sus
proponentes y, por ultimo desarrollar procedimientos de oficina y técnicas
especiales para formular y controlar el presupuesto.
Los directivos y los
asesores deberán participar en el bosquejo de las actividades futuras de la
empresa para lograr los objetivos mercantiles, sociales, fabriles y financieros
planeados, minimizar sus costos sin sacrificar las calidades y maximizar la
productividad, teniendo en cuenta que el bienestar colectivo debe primar sobre
el bienestar personal. Una vez aprobado el presupuesto, toda la organización
debe comprometerse con su cumplimiento, lo cual verifica mediante mecanismos de
control y seguimiento a la ejecución del presupuesto”[4]
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